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【経営者必見】社内コミュニケーション活性化のメリットと今すぐできるアクション

業績アップのためには、社内コミュニケーションを活発にすることが重要です。

社員間のコミュニケーションが円滑になることで、離職率の低下・業務効率化・会社の成長などのメリットが得られます。

しかし、経営者や役職者、チームリーダー、人事担当者の方の中には、

「どうやって社内コミュニケーションを活性化すればよいのかがわからない

と悩んでいる方も多いでしょう。

本記事では、具体的な社内コミュニケーション活性化の方法やツールをご紹介します。

社内コミュニケーションが大切である理由

人々が会話をしている様子のイラスト

リクナビNEXTの調査(https://next.rikunabi.com/tenshokuknowhow/archives/4982/)

によると、退職の理由は給与や仕事内容などの労働条件よりも、「上司・経営者の仕事の仕方が気に入らなかった」「同僚・先輩・後輩とうまくいかなかった」など、人間関係に関するものが多く挙がっています。

人間関係のすれ違いは、社内コミュニケーション不足が原因のひとつです。しっかり仕事の方針を伝えたり、細かい心配事を気軽に聞ける雰囲気をつくったりすれば、人間関係による退職を防ぐことができます。

社内コミュニケーション活性化によるメリット・もたらされる効果

「社内コミュニケーションが活性化されたことによるメリット」について、経営者・リーダー・人事経験のある方30名にアンケートを行いました。実際の現場の声を聞いてみましょう。

【仕事が円滑に進むように】
こちらから話しかけなくても相談事などをしてくるようになりました。仕事も円滑に進み、風通しのよい環境が作れたと思います。(40代/会社経営者/男性)

【従業員同士の雰囲気が良くなった】
今まで知らなかったそれぞれの趣味や好きなことがわかり、気軽に会話できるきっかけとなったのは良かったと思う。従業員同士の雰囲気が良くなり、誰かと組んでする仕事もやりやすくなった。新人も馴染みやすい雰囲気が作れたと思う。

【現場と管理側のコミュニケーションが活発に】
生産技術のチームリーダーをしていたときには、メールや電話でなく、現場に行き、顔をみて話をすることを徹底した。誠意が伝わるし、ちょっとした雑談もできるようになるので、ちょっと変だなと思ったことなどすぐに教えてもらえて、現場と管理側のコミュニケーションが活発になった。

【ランチミーティングで意見が飛びあう職場に】
・ランチミーティングでは、ミーティングと称しつつ仕事の内容については話さず、会社が改善してほしいことを取りまとめて提出するものとして行いました。給与についても話して良いとしたので、意見が飛び交いコミュニケーションが円滑に行われるようになりました。

紹介したように、社内コミュニケーションを活性化することで、業務効率化・従業員からの意見の増加・職場の雰囲気の改善など、さまざまなメリットが生まれたとの回答がありました。

社内コミュニケーションが停滞すると生まれる弊害

次に「社内コミュニケーションが停滞すると生まれる弊害」について、同じく経営者・リーダー・人事経験のある方30名にアンケートを行いました。コミュニケーション不足に関する声をご紹介します。

【取引先に迷惑をかけた】 
報告、連絡、相談などの初歩的なコミュニケーション不足で、取引先に迷惑をかける場合などが発生してしまった事がある。

【不満が溜まって部下が退職】
部下から気軽に相談しにくいとされていたらしく仕事のちょっとした嫌な事が重なり辞めてしまった部下がいたので、何でも相談しやすい環境を作るべきでした。

【無駄なコストがかかった】
チーム間で情報が共有されていなくて、使用したい器具などを重複して購入てしまった。

【出所不明のうわさや他社批判】
とにかく他者批判が多かった。あることないこと、他人に対するうわさが多かった。

コミュニケーションが停滞すると、人間関係が悪化するだけでなく、取引先からの信用を失う・部下の退職・重複購入など、コスト面でも大きな弊害があることがわかりました。

社内コミュニケーションに課題を感じている企業は多い

パソコンの前でうなだれる男性のイラスト

社内コミュニケーションに課題を感じているのは、あなただけではありません。HR総研(https://www.hrpro.co.jp/research_detail.php?r_no=153)

による「社内コミュニケーションに関する調査」によると、「コミュニケーションに課題を感じている」企業は約8割にも上りました。

引用:【HR総研】社内コミュニケーションに関するアンケート(https://www.hrpro.co.jp/research_detail.php?r_no=153

特に従業員1,001名以上の大企業になると、人数も増える分、社内コミュニケーションに関して強い危機感を抱いていることがわかります。

次に「課題のあるコミュニケーションはどこか」という調査に関しては、「部門間・事業所間」が68%でトップ、「経営層と社員」が51%で2位にランクインしました。

引用:【HR総研】社内コミュニケーションに関するアンケート(https://www.hrpro.co.jp/research_detail.php?r_no=153

「部門と事業所」「経営層と社員」は、物理的に距離が離れている、直接仕事で交わることがない等の理由で、コミュニケーションをとりにくくなることが原因と考えられます。そのため、積極的にコミュニケーションがとれる体制を敷く必要があるでしょう。

社内コミュニケーションが上手く行われていない企業の特徴

社内コミュニケーションが上手にとれていない企業には、どのような特徴があるのでしょうか。

部署や事業部門間での縦割り意識が強い企業

「社内コミュニケーションに関する調査」でも挙げられていたように、部門・事業部間に課題を感じている企業が多いことがわかります。

そもそも物理的にも距離が離れている部署・事業部間で、さらに縦割り意識まで高くなってしまうと、ますますコミュニケーションが不足してしまいます。

上司と部下・若手の距離が遠い

アンケートでも「部署内の部長とメンバー(38%)」、「部署内の課長とメンバー(33%)」が挙げられたように、上司と部下のコミュニケーション不足を感じている会社が多いことがわかります。

部下や若手の方から上司に意見を言うことは難しいため、積極的にコミュニケーションをとる必要があります。

経営層が現場を把握していない

課題のあるコミュニケーションに関するアンケートでは、2位に「経営層と社員(51%)」が挙がりました。現場の状況に則さない方針を経営陣が掲げることで、現場に無理や不満を生じさせてしまうことがあります。

経営層と現場で行き違いにならないよう、綿密なコミュニケーションをとることが大切です。

全員が自分の仕事に集中するあまりコミュニケーションをとる機会がない

自分の業務をこなすことばかりに意識を奪われると、コミュニケーションをとる機会や時間が失われてしまいます。コミュニケーションの改善は業務効率化にも繋がるため、目の前の仕事にいっぱいいっぱいになってしまわないよう、ゆとりを持った業務を行うことも重要です。

全てがIT化され、Face to Faceのコミュニケーションがなくなっている企業

リモートワークやテレワークが推進されていることもあり、オンライン上で会議を行う企業が増えています。しかし非対面でのコミュニケーションでは、相手やその場の雰囲気が伝わりにくい、というデメリットもあります。定期的な顔を合わせたコミュニケーションを心がけましょう。

社内コミュニケーションの活性化を成功に導いた取組内容

オフィスで人々が働く様子

社内コミュニケーションの活性化に成功した事例と、その取り組み内容を紹介します。

縦のコミュニケーションを増やす

風通しが悪くなりやすい上司と部下の「縦」のコミュニケーションを増やすことで、経営陣の想いを伝えたり、現場の意見を経営に反映したりといったメリットが生まれています。

例えば「上司と部下の月イチor週イチの面談」を行って成功している事例があります。面談内容の一例をご紹介しましょう。

・先月の反省と今月のプラン
・キャリアビジョン
・社員からの要望
・ノウハウの共有

時間はお互いに負担にならない、30分程度を目安としている会社が多いようです。場所は会議室に限らず、「ランチミーティング」と称して気軽にコミュニケーションをとる場合もあります。

お酒やコーヒーとともに!リラックスしたコミュニケーション

リラックスしていないと、なかなか本音は話づらいものです。企業によっては、カフェやバーなどで、ドリンクやお酒を飲みながら会議や面談を行っている事例もあります。取り組みの一例をご紹介します。

・社内カフェ&バーを設けて、気軽にコミュニケーションをとれるようにする
・お酒を飲みながらディスカッションを行う

もちろん、お酒を飲めない社員に無理強いすることはNGです。お酒やドリンクに限らず、とにかくリラックスした状態をつくることを目指しましょう。

すぐに実践できる社内コミュニケーション活性化に向けたアクション

経営者・リーダー経験者・人事担当経験者に対して、「明日からでも実践できる社内コミュニケーション活性化」に関してアンケートを行いました。

すぐに実践できる取り組みなので、ぜひ参考にしてください。

【3分ミーティング】
朝一に毎日3分ミーティングを実施しました。敢えて時間を短くすることで効率よく連携を取れるようにすることが狙いです

【毎日短時間の進捗確認】
会議室ではなく、デスクで短時間かつ毎日の進捗確認を行い、コミュニケーションの閾値を下げるようにした

【話しやすい雰囲気づくり】
若手の意見をすぐに否定せず、どんな意見に対しても必ず「なるほど」などと肯定や賛同の言葉を口にし、若手が話しやすい雰囲気を作りました

【コミュニケーションが生まれやすいシフト作り】
シフト作りも担当しておりましたが、一緒に組む(働く)相手が、いつも同じ人にならない様、シフト作りに気を配りました。

一日数分の会議や進捗確認なら、すぐにでも始めることができます。また、シフトの調整や話し方に少し気を配るだけで、今までとは違ったコミュニケーションが生まれます。

ツールの導入

「コミュニケーションの活性化を目的としてSNSを利用したけれど、上手くいかなかった」

そんな方も多いのではないでしょうか。コミュニケーションツールは多様化しており、企業や用途によって最適なツールがあります。自分たちに合ったツールを探して導入してみましょう。

Slack

社内のプロジェクトや社外のパートナーも含めたコミュニティごとの「チャンネル」内で、情報のやり取りなどを簡単に共有することができるため、チーム内でのコミュニケーション活性化や業務の効率化が実現されます

コメントに対してスタンプひとつで反応を返せる気軽さや、データのアップロードも簡単なことから、私的なコミュニケーションから業務タスクまで幅広くこなせるのが特徴です。

ChatWork

グループを作ってプロジェクトごとにオンライン会議室を開けます。タスク管理機能がついているため、業務効率化に役立ちます。

私的なコミュニケーションというより、業務用のツールとして使うのがおすすめです。

LINE WORKS

LINEのビジネスバージョンです。多くの人が普段使っているLINEと使い勝手が同じなので、新しいツールに馴染めない人でも気軽に導入できます。また、導入のためのユーザー教育も必要ないため、今すぐにツールを取り入れたい人にぴったりです。

まとめ

仕事仲間が手を取り合う様子

社内コミュニケーションを活性化することで、業務の効率化・社内の雰囲気の改善などのメリットが得られます。さらに離職率が下がる・業績アップに繋がる・組織力が向上するなどの副次効果も得られるでしょう。

デメリットとしては、体制の見直しやツールを導入するなどのコミュニケーションを活性化させるための仕組みが必要なことです。しかし、一度コミュニケーションを活性化させることが軌道に乗ればさまざまなメリットが得られるため、まずはできることから始めてみましょう。

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監修者

大庭真一郎(Shinichirou Ooba)

大庭真一郎(Shinichirou Ooba) 中小企業診断士/社会保険労務士

東京都出身。 東京理科大学卒業後、民間企業勤務を経て、1995年に大庭経営労務相談所を設立。 「支援企業のペースで共に行動を」をモットーに、関西地区を中心として、企業に対する経営支援業務を展開。 「経営者の思いを可視化した計画を作り、顧客や従業員を巻き込みながら企業を成長させていく」、「経営者と従業員が一体となった経営を行う」ことに対する支援を得意としている。